Case study · Maatwerksoftware · Erpe-Mere

Van papier, Excel en losse mails naar één verhuursysteem

Bouwdroger-verhuur.be verhuurt bouwdrogers, kachels en mobiele ketels. Aanvraag, offerte, planning en factuur liepen over papier, Excel en losse mails. Nu lopen ze door één systeem dat we samen met hen bouwden, gekoppeld aan hun website, mail en facturatie.

Bespreek je project Bekijk het systeem

Offerte in het verhuursysteem met materiaal, totaal per dag en de mail die de klant krijgt

De case in het kort

Wat er veranderde

KlantBouwdroger-verhuur.be, Erpe-Mere

ActiviteitVerhuur van bouwdrogers, kachels en mobiele ketels

VoordienPapier, Excel en losse mails

Wat we bouwdenVerhuurbeheer op maat, gekoppeld aan website, Gmail en Billit

Een aanvraag van de website wordt een offerte, de offerte gaat als opgemaakte mail met foto's de deur uit, de levering komt op de agenda en kaart, en na terugkomst staat er een conceptfactuur klaar. Alles in één scherm, met de regels van het bedrijf ingebouwd.

Vertrekpunt

Hoe het voordien werkte

Er was niets mis met de manier van werken: het bedrijf draaide ermee. Maar elke stap leefde op een andere plek, en dat vraagt dat iemand de stukken telkens zelf aan elkaar knoopt.

Eén verhuring, drie manieren van werken

Een verhuring liep over papier, Excel en losse mails. Wie wilde weten waar een dossier stond, moest zoeken.

Telkens opnieuw opstellen

Een offerte vraagt elke keer dezelfde onderdelen: artikelen, prijzen, transport, waarborg en uitleg per toestel. Dat is werk dat telkens hetzelfde is, en toch telkens opnieuw gedaan wordt.

Voordien en nu

Acht stappen van een verhuring, voor en na het systeem

Klik door de stappen en zie wat er veranderde. Links hoe het was, rechts hoe het nu loopt, met echte schermen uit het systeem.

Stap 1 van 8

Aanvraag

Eén klik naar een offerte

Voordien

Kwam binnen in de mailbox.

Het formulier op de website komt automatisch binnen in het systeem. Eén klik maakt er een offerte van.

Stap 2 van 8

Offerte opstellen

14 dagen, 3, 4 en 6 weken in één keer

Voordien

Met de hand opgesteld op papier of in Excel, prijzen telkens zelf uitgerekend.

Artikelen kiezen. Het systeem rekent de dagprijs en de prijzen voor 14 dagen, 3, 4 en 6 weken uit, met transport en waarborg volgens de regels van het bedrijf.

Stap 3 van 8

Offerte versturen

Versturen of eerst nakijken

Voordien

Een losse mail per klant.

Een opgemaakte mail met foto en uitleg per toestel, praktische info en een route naar het afhaaladres. Eén klik om te versturen, of eerst nakijken als concept.

Stap 4 van 8

Opvolging

Eén plek per dossier

Voordien

Dossiers zoeken in mails, bestanden en op papier.

Een bord met kolommen van aanvraag tot factuur. Elk dossier staat op precies één plek.

Stap 5 van 8

Planning

Ritten bundelen

Voordien

Op papier of in een bestand.

Een agenda met leveringen en ophalingen, met suggesties om ritten in dezelfde zone te bundelen.

Stap 6 van 8

Materiaal onderweg

Kaart en route in Google Maps

Voordien

Bijgehouden op papier of in een bestand.

Een overzicht van wat bij welke klant staat, ook op de kaart per gemeente, met een route die in Google Maps opent.

Stap 7 van 8

Terugkomst en factuur

Conceptfactuur in Billit

Voordien

Gegevens uit papier en bestanden opnieuw overnemen.

Een lijst van wat te factureren is en een conceptfactuur die in Billit klaarstaat. Nakijken en bevestigen blijft een mens doen.

Stap 8 van 8

Toegang

Online, achter een wachtwoord

Voordien

Waar het papier of het bestand ligt.

Online, achter een wachtwoord, ook vanaf de werf of op de baan.

1 / 8

Het systeem

Echte schermen uit het systeem

De klanten en adressen op deze schermen zijn fictieve voorbeelden.

Pipeline van het verhuursysteem met offertes in kolommen van aanvraag tot afronding — **De pipeline.** Elke offerte staat in een kolom, van aanvraag tot afronding. Zoeken kan op klant of toestel.

Offerte met materiaal, totaal per dag, voorbeeld van de mail en de knop Automatisch versturen — **De offerte.** Het materiaal, het totaal per dag en de mail die de klant krijgt, in één venster. Onderaan staat de knop om meteen te versturen.

De opgemaakte offertemail met prijsoverzicht, foto's en uitleg per toestel en het opstartprogramma van de mobiele ketel — **De mail die de klant krijgt.** Prijzen voor 14 dagen tot 6 weken, foto en uitleg per toestel, en bij een mobiele ketel het opstartprogramma met de drooggrafiek. Scrol in het kader om de hele mail te zien.

Kaart van België met het verhuurde materiaal per gemeente — **De kaart.** Waar staat het materiaal nu? Per gemeente, met de mogelijkheid om een route uit te stippelen die in Google Maps opent.

De details

Een systeem dat de regels van het vak kent

Deze regels zitten erin, zodat niemand ze elke keer opnieuw hoeft te onthouden.

Uitleg die bij de offerte past

Staat er een mobiele ketel in de offerte, dan krijgt de klant ook het opstartprogramma van 21 dagen en de drooggrafiek. Staat er geen ketel in, dan staat die uitleg er niet.

Tips op maat

De tip om een kachel of een ventilator bij te plaatsen verschijnt alleen als die er nog niet in de offerte staat.

Prijsregels ingebouwd

Gratis transport vanaf een bepaald aantal dagen, anders een vast bedrag. Bij een zakelijke klant staat de waarborg op nul.

Een mens houdt de controle

De mail kan als concept eerst nagekeken worden. De conceptfactuur wordt nooit zonder nazicht definitief.

Leesbaar op elke mail

De mail is opgemaakt voor Gmail en andere mailprogramma's, met een platte-tekstversie erbij voor wie geen opmaak kan tonen.

Draaiuren per toestel

Bij terugkomst kunnen de draaiuren per toestel bewaard worden, zodat je ziet hoeveel een toestel al gedraaid heeft.

Koppelingen

Waarmee het systeem gekoppeld is

We bouwen niet alles zelf. Waar een goede dienst bestaat, koppelen we die.

Dienst	Wat het doet in dit systeem
Websiteformulier	Aanvragen komen automatisch binnen en zijn meteen te verwerken tot een offerte, zonder dubbels.
Gmail	De offerte gaat als opgemaakte mail met foto's de deur uit, of staat als concept klaar om na te kijken.
Billit	Een afgeronde verhuring wordt een conceptfactuur in het facturatiepakket.
Kaarten en routes	Adressen worden op de kaart gezet, de rijafstand wordt berekend voor het transport, en routes openen in Google Maps.
PDF	Leveringsbonnen en afhaalbonnen kunnen als PDF bewaard of afgedrukt worden.

Het resultaat

Wat het oplevert

Het voordeel zit vooral in rust en overzicht, en in een bedrijf dat er naar buiten professioneler uitziet.

Eén plek voor elk dossier

Aanvraag, offerte, planning, materiaal en factuur hangen aan hetzelfde dossier. Niemand hoeft nog te zoeken waar iets stond.

Een offerte in enkele klikken

Artikelen kiezen, nakijken, versturen. De prijzen, de uitleg en de foto's komen vanzelf.

Elke klant dezelfde kwaliteit

Dezelfde duidelijke opmaak en dezelfde praktische info, ook als het druk is of iemand anders de offerte maakt.

Minder overtypen, minder fouten

Een gegeven wordt één keer ingevoerd en loopt dan door naar offerte, planning en factuur.

Zicht op wat onderweg is

Welk materiaal staat waar, wat moet terug en wat nog gefactureerd moet worden, in een oogopslag.

Klaar om mee te groeien

Nieuwe toestellen, andere prijzen of een extra stap in het proces zijn aanpassingen aan het systeem, geen nieuwe verwarring op de vloer.

Over cijfers. We zetten hier bewust geen percentages of bespaarde uren die we niet kunnen staven. Wat je hierboven ziet, is wat het systeem aantoonbaar doet. Wil je weten wat dit voor jouw bedrijf zou opleveren, dan meten we dat samen met jou.

De aanpak

Zo pakten we het aan

Eerst het proces, dan de tool. We begonnen niet met software, maar met kijken hoe een verhuring echt verloopt.

Proces in kaart

Samen doorlopen wat er gebeurt van aanvraag tot factuur, en waar het meeste omweg zit.

Eerst de offerte

De stap die het vaakst terugkeert en de meeste tijd kostte, werd als eerste vervangen.

Aansluiten en koppelen

Planning, kaart, opvolging en facturatie volgden, telkens gekoppeld aan wat al bestond.

Bijsturen met het team

Teksten, volgorde en details werden aangepast op wat de mensen in de praktijk nodig hadden.

Dezelfde klant kent ons ook van de website. Lees hoe we de website van Bouwdroger-verhuur.be vernieuwden.

Veelgestelde vragen

Wat je je misschien afvraagt

Is dit een standaardpakket of maatwerk?

Maatwerk, gebouwd rond hoe dit bedrijf werkt. Waar een goede dienst bestaat, koppelen we die: Gmail voor het versturen, Billit voor de facturatie, het websiteformulier voor aanvragen. Alleen wat echt eigen is, zoals de offerteregels en de planning, bouwen we zelf.

Moet het hele bedrijf in één keer omschakelen?

Nee. We beginnen bij het proces dat de meeste omweg kost, hier de offerte. Daarna sluiten planning, opvolging en facturatie aan. Zo werkt het team telkens maar met één nieuwe stap tegelijk.

Kan dit ook voor een bedrijf dat iets anders verhuurt of installeert?

Ja. De bouwstenen zijn dezelfde: aanvraag, offerte, planning, materiaal onderweg, terugkomst en factuur. Wat verschilt zijn de artikelen, de prijsregels en de teksten. Dat stellen we per bedrijf in.

Wat als we al een boekhoudpakket of facturatietool gebruiken?

Dan koppelen we daarop. Hier maakt het systeem een conceptfactuur aan in Billit. Er wordt nooit automatisch iets definitief gemaakt of naar de klant gestuurd zonder dat iemand het nakijkt.

Wat kost zoiets?

Dat hangt af van hoeveel processen je wil aansluiten en welke koppelingen nodig zijn. In een eerste gesprek krijg je een eerlijke inschatting, ook als het antwoord is dat je nog niets hoeft te bouwen.

Volgende stap

Werk jij ook met papier, Excel en losse mails?

Vertel kort welk proces bij jou de meeste omweg kost. Je krijgt een eerlijke inschatting, geen verkooppraatje.

Bel 0472 85 49 46 Bekijk alle cases