Case study · Maatwerksoftware · Loodgieters en riolering
Van dagbonnetje en twee agenda's naar één planbord
Een loodgieters- en rioleringsbedrijf met twee teams plande in twee pakketten en werkte verder op papier. We bouwden één systeem met een app voor elke technieker: planning, werkbon, dagbon, cash en facturatie op één plek, gekoppeld aan Billit.
De case in het kort
Wat er veranderde
Het vertrekpunt
Een bedrijf met goede vakmensen op de baan en de administratie op papier
De techniekers waren de hele dag op de baan en kantoor knoopte 's avonds de bonnetjes, de werkbonnen en de twee agenda's aan elkaar. Dat kostte elke dag tijd, en bij de cash liep het soms mis.
Twee agenda's
De loodgieters in Simple Simon, het rioleringsteam in TeamUp. Wie nog plaats had, zag niemand in één oogopslag.
Een bonnetje per dag
Elke technieker vulde 's avonds een papiertje in met klant, bedrag en betaalwijze. Kantoor typte het later over.
Werkbon met de hand
Artikels zocht de technieker op een geplastificeerde prijslijst. Of de btw 6 of 21 procent was, hing af van wie eraan dacht.
Alles twee keer typen
Werkbon en dagbon werden na de werkdag opnieuw ingetypt in de boekhouding en in Billit.
Cash die niet klopte
Tussen klant, technieker en kantoor was er geen sluitend spoor. Verschillen waren niet terug te vinden.
Taal aan de telefoon
Klanten die geen Nederlands spreken, konden hun adres of probleem moeilijk uitleggen. Dat gaf fouten en extra ritten.
"Het geld moet strikt op te volgen zijn. Ik wil kunnen zien wie wat aanpaste."De zaakvoerder
Wat we bouwden
Eén systeem waarin elke job te volgen is van het eerste telefoontje tot de factuur
We vertrokken van hun eigen papieren: het dagbonnetje, de werkbon en de prijslijst. Binnen enkele dagen stond er een werkend systeem met hun artikels, hun twee bedrijven en hun manier van werken.
Oproep
De klant vult zelf zijn aanvraag in, in zijn eigen taal, of kantoor gebruikt de telefoonhulp.
Inplannen
Eén planbord voor beide teams, met vrije momenten, taal van de klant en rijtijd.
Onderweg
De technieker navigeert met één tik, de klant krijgt een bericht met het uur.
Werkbon
Op de gsm, met de prijslijst, de juiste btw en de handtekening van de klant.
Cash
Afgeven, natellen door iemand anders, storten. Elke stap met naam en uur.
Factuur
Met één klik naar Billit, per bedrijf, met de juiste lijnen en btw.
Op de baan
De technieker vult zijn werkbon en dagbon in op zijn gsm
De technieker werkt met drie knoppen en een werkbon. De uren, de prijzen, de btw en het dagbonnetje vult het systeem zelf in.
Prijslijst ingebouwd
Zoeken op code of woord. De btw volgt uit de ouderdom van het gebouw.
Handtekening en foto's
De klant tekent op het scherm. Daarna is de werkbon vergrendeld.
Typeplaatje scannen
Een foto van de ketel vult merk, type, serienummer en jaar in.
Taalhulp
Vaste zinnen in zeven talen, voorgelezen, en een gesprek vertalen.
Geld en facturatie
Elke cashbetaling is terug te volgen tot ze op de bankrekening staat
De zaakvoerder wilde vooral de cash sluitend kunnen opvolgen. Daarom staat bij elke stap wie het geld had, op welk uur en welk bedrag.
De klant betaalt
en krijgt een betaalbewijs via WhatsApp. Zo bevestigt hij zelf het bedrag.
De technieker geeft af
op zijn gsm. Zijn eigen cash als ontvangen aanduiden kan hij niet.
Iemand anders telt na
Een verschil moet uitgelegd worden en komt bij de zaakvoerder.
De boekhouding stort
met bankreferentie. De kantoorkas klopt altijd.
Wat de klant ervan merkt
Ook klanten die geen Nederlands spreken, kunnen hun aanvraag zelf doorgeven
De klant krijgt een link en vult zelf zijn adres, probleem en foto in, in zijn eigen taal. Kantoor krijgt het vertaald binnen, met het juiste adres op de kaart. Aan de telefoon leest de app vaste vragen voor in zeven talen.
- Klantformulier in vijf talen, ook op de website
- Telefoonhulp voor kantoor
- Een bericht als de technieker onderweg is of later komt
- Een herinnering voor het jaarlijkse ketelonderhoud
- Een betaalbewijs na elke cashbetaling
Het volledige programma
Het volledige programma in schermafbeeldingen
Echte schermen uit het systeem. De klanten, adressen en bedragen zijn fictieve voorbeelden. Klik op een scherm om het groot te bekijken.
Het verschil
De oude en de nieuwe manier van werken naast elkaar
De stappen, de mensen en de klanten zijn dezelfde gebleven. Het verschil zit erin dat het systeem nu het herhalende werk doet.
| Stap | Vroeger | Nu |
|---|---|---|
| Oproep | Adres spellen aan de telefoon, soms in een taal die niemand spreekt. | De klant vult alles zelf in via een link in zijn taal. Kantoor krijgt het vertaald. |
| Plannen | Twee pakketten naast elkaar, plannen op gevoel. | Eén planbord met vrije momenten, taal van de klant en rijtijd. |
| Onderweg | De technieker belt naar kantoor voor het adres. | Navigeren met één tik, de klant krijgt een bericht met het uur. |
| Werkbon | Handgeschreven, prijzen opzoeken op papier. | Op de gsm, prijslijst en btw ingebouwd, handtekening op het scherm. |
| Dagbon | 's Avonds een papiertje invullen en binnenbrengen. | Vult zichzelf, de technieker sluit zijn dag af. |
| Cash | Moeilijk op te volgen, verschillen niet terug te vinden. | Afgifte, natelling door iemand anders, vergrendeld bedrag en een logboek. |
| Factuur | De werkbon overtypen in Billit. | Eén klik, met klant, lijnen en de juiste btw. |
| Onderhoud | Afhankelijk van wie eraan denkt. | Een lijst van ketels die aan de beurt zijn, met een herinnering. |
| Overzicht | Rondbellen om te weten wie waar is. | Dashboard, live vloot en geldcontrole. |
De details
Kleine dingen die ervoor zorgen dat het systeem ook echt gebruikt wordt
De regels van het vak zitten erin
Btw van 6 of 21 procent volgens de ouderdom van het gebouw, sjablonen per soort job en het starttarief voor twee man. Niemand hoeft het nog te onthouden.
Elke euro een spoor
Na het natellen of de factuur kan enkel de zaakvoerder een bedrag nog wijzigen, met een reden. Ook geweigerde pogingen komen in het logboek.
Pincode per persoon
De server weet wie iets doet, niet de gsm. Zo heeft het logboek echt waarde.
Werkt zonder bereik
In een kelder zonder netwerk werkt de technieker gewoon verder. De app verstuurt alles zodra er weer bereik is.
Twee bedrijven, één systeem
Eigen nummering en eigen Billit-account per bedrijf. Een technieker kan voor beide werken.
Iedereen mee
Een welkomstscherm per rol, korte tips, een vraagbaak in het team en een vaste stopdatum voor het papier.
Ook voor jouw bedrijf
Misschien herken je jouw eigen bedrijf in het vertrekpunt van deze case
Dit systeem is gebouwd voor loodgieters en riolering, maar het patroon zien we bij elk bedrijf met mensen op de baan: planning op één plek, het werk op papier, en 's avonds alles overtypen.
Kennismaking
We bekijken samen hoe je vandaag werkt en waar de tijd naartoe gaat.
Werkende demo
Binnen enkele dagen zie je een demo met jouw eigen werkbon, prijzen en planning.
Bouwen in stappen
Een pilot met een paar mensen uit je team. Je test mee en stuurt bij.
Opleiding en nazorg
Een korte opleiding per rol en iemand om op terug te vallen na de start.
Volgende stap
Werkt jouw team ook nog met papier en losse agenda's?
Vertel kort welk proces bij jou de meeste omweg kost. Je krijgt een eerlijke inschatting, geen verkooppraatje.