Een bestelling die manueel wordt overgetypt naar het boekhoudpakket. Een leveranciersfactuur die er elke keer anders uitziet. Beide zijn typisch werk dat een systeem sneller en foutlozer doet dan een mens — het ene met een gewone koppeling, het andere met AI.
Het korte antwoord
Facturen automatiseren begint bijna altijd met een gewone koppeling, niet met AI: je webshop of kassasysteem praat rechtstreeks met Billit of Exact Online, en elke bestelling wordt automatisch een correcte factuur, conform verstuurd via Peppol. AI komt pas kijken bij het andere deel van facturatie — binnenkomende leveranciersfacturen of bestelbonnen die geen twee keer hetzelfde formaat hebben.
Uitgaande facturen volgen bijna altijd vaste regels: deze bestelling wordt die factuur, met dat btw-tarief, naar die klant. Daar is geen AI voor nodig — een koppeling tussen je systemen doet het sneller, goedkoper en betrouwbaarder.
Inkomende documenten zijn een ander verhaal. Een leveranciersfactuur, een bestelbon, een creditnota: allemaal met een andere lay-out, van een andere afzender, soms als foto in plaats van pdf. Daar valt geen vaste regel voor te schrijven, en dat is precies waar AI het verschil maakt — het systeem herkent wat een bedrag, een datum en een leverancier zijn, ongeacht hoe het document eruitziet.
Van uitgaande facturen tot binnenkomende documenten.
Elke bestelling of afspraak wordt automatisch een correcte factuur in Billit of Exact Online. Zie Billit-koppeling en Exact Online-koppeling.
Conform verzonden en ontvangen via het Peppol-netwerk, zoals sinds 2026 verplicht is voor B2B-facturatie. Zie Peppol e-facturatie.
Leveranciersfacturen, bestelbonnen of formulieren zonder vaste structuur automatisch uitgelezen en in het juiste systeem gezet.
Bestellingen uit je webshop stromen automatisch door naar facturatie en voorraad. Zie webshop-koppeling.
Bij een klein aantal facturen per maand. Gaat het om een handvol facturen, dan weegt de bouwkost van een koppeling niet op tegen de tijdswinst. Zie de rekensom.
Als je boekhoudpakket geen koppeling toelaat. Niet elk pakket biedt een API aan. Dan kijken we samen naar het alternatief, in plaats van iets te forceren dat niet werkt.
Bij twijfelachtige bedragen of afwijkingen. Alles wat afwijkt van het verwachte patroon — een ongewoon hoog bedrag, een onbekende leverancier — gaat eerst langs een mens ter controle, nooit automatisch door.
De rest van de silo rond taken en processen automatiseren met AI.
De volledige uitleg: de vier niveaus van automatisering. Naar de hoofdpagina.
Vertel kort welk boekhoudpakket je gebruikt en waar het overtypen gebeurt. Je krijgt een eerlijke inschatting van wat een koppeling zou opleveren.
Meestal volstaat een gewone koppeling tussen je webshop of kassasysteem en je boekhoudpakket: elke bestelling wordt automatisch dezelfde factuur. AI komt pas kijken bij documenten zonder vaste structuur, zoals leveranciersfacturen die er elke keer anders uitzien.
In de praktijk vaak Billit of Exact Online, en conform verstuurd via Peppol. Werk je met een ander pakket, dan kijken we bij de start of een koppeling mogelijk is.
Dat is precies het soort taak waar AI wél iets toevoegt. In plaats van vaste regels leert het systeem de relevante gegevens herkennen ongeacht de opmaak — bedrag, datum, leverancier — en zet die automatisch in het juiste veld.
Een eenvoudige koppeling tussen twee systemen kost minder dan documentherkenning met wisselende opmaak. Vuistregel: kost het overtypen nu meer dan een uur per week, dan is automatiseren de moeite. Een rekenmodule staat op de kostenpagina.