Vorig najaar ging het overal over hetzelfde: zorg dat je een Peppol-pakket hebt voor januari. De meeste ondernemers hebben dat gedaan. Zeven maanden later blijkt het probleem verschoven: de boekhouding is in orde, maar de webshop en de website die de bestellingen aanleveren, weten van niets.
Het korte antwoord
Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen hun onderlinge B2B-facturen uit als gestructureerde elektronische facturen via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail telt daarbij niet meer mee. Verkoop je uitsluitend aan particulieren, dan verandert er aan je verkoopfacturen niets — maar ontvangen moet vrijwel iedereen kunnen. Zit er af en toe een bedrijf tussen je bestellingen, dan valt die verkoop wél onder de verplichting, en dan is de vraag niet of je een Peppol-pakket hebt, maar of je wébshop weet welke bestelling zakelijk is.
Dit onderscheid is waar de meeste verwarring zit. "Vrijgesteld" betekent bijna nooit dat je niets hoeft te doen.
| Situatie | Verzenden | Ontvangen |
|---|---|---|
| Belgische btw-plichtige, verkoopt B2B | Verplicht | Verplicht |
| Vrijstellingsregeling kleine ondernemingen (omzet tot € 25.000) | Niet verplicht | Verplicht |
| Uitsluitend handelingen vrijgesteld door artikel 44 | Niet verplicht | Verplicht |
| Verkoop aan particulieren (B2C) | Niet verplicht | Niet van toepassing |
| Btw-plichtige zonder vaste inrichting in België | Valt buiten de verplichting | Valt buiten de verplichting |
| Factuur van een buitenlandse leverancier | — | Mag op papier of als pdf blijven |
Bronnen: de officiële informatiepagina van de federale overheid op efactuur.belgium.be en de toelichting bij de uitzonderingen van Wolters Kluwer. Dit artikel is een praktische toelichting op de techniek, geen fiscaal advies — laat je eigen situatie bevestigen door je boekhouder.
Voor de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantieperiode waarin er geen sancties opgelegd werden. Die is intussen ruim verstreken. Voor wie niet over de nodige technische mogelijkheden beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, zijn er boetes voorzien: 1.500 euro voor een eerste inbreuk, oplopend tot 5.000 euro bij herhaling.
Belangrijker dan de boete is wat er ondertussen dagelijks misgaat. Een zakelijke klant die je factuur niet in zijn systeem kan inlezen, betaalt later. Een boekhouder die bestellingen uit een pdf zit over te typen, factureert die uren aan jou. En een verkeerd btw-nummer dat pas bij de kwartaalaangifte opvalt, kost meer tijd om recht te zetten dan het gekost zou hebben om het bij de bestelling te controleren.
Alle vier hebben ze dezelfde oorzaak: de verplichting is opgelost in het boekhoudpakket, en de webshop is nooit mee aangepast.
Geen btw-nummer in het bestelproces betekent dat je achteraf niet weet welke bestelling B2B was. Iemand moet dat dan uit de bedrijfsnaam of het e-mailadres afleiden, en dat is precies het soort werk dat maandelijks terugkomt. Eén optioneel veld met een duidelijke keuze — particulier of bedrijf — lost het bij de bron op.
Een veld waar je een btw-nummer in kan typen is nog geen controle. Een tikfout of een nummer van een stopgezette vennootschap komt zo tot in je boekhouding. Het Europese VIES-systeem geeft in een fractie van een seconde antwoord; die controle bij het afrekenen inbouwen scheelt correcties achteraf.
Veel webshops sturen automatisch een pdf mee die "factuur" genoemd wordt. Voor een particuliere klant is daar niets mis mee. Voor een zakelijke klant wekt het de indruk dat de factuur bezorgd is terwijl de echte, gestructureerde factuur nog moet vertrekken. Dat leidt tot dubbele boekingen en tot klanten die denken dat ze al betaald hebben.
Je facturatiepakket verstuurt keurig via Peppol — zodra de factuur erin staat. Komt die er via overtypen in, dan is de verplichting technisch opgelost en praktisch niet. Dit is het stuk waar wij meestal aan te pas komen: de brug tussen de bestelling en het pakket, zodat er niemand meer tussen zit.
Van goedkoop naar duur. Stap één en twee kosten je een halfuur.
Neem de laatste drie maanden. Nul zakelijke bestellingen? Dan hoef je aan je webshop niets te veranderen en volstaat het dat je leveranciersfacturen kan ontvangen. Zijn het er een handvol per maand, dan is dit een kleine ingreep. Is het je hoofdmoot, dan is het een koppeling.
Vraag het aan je boekhouder of aan je softwareleverancier, en test het: laat iemand je een e-factuur sturen en kijk of ze binnenkomt. Dit is de verplichting die voor bijna iedereen geldt, ook voor wie zelf niets moet versturen, en ze wordt het vaakst overgeslagen.
Eén keuze bij het afrekenen, met een btw-nummerveld dat verschijnt zodra iemand "bedrijf" aanklikt, plus een controle op dat nummer. Vanaf dat moment weet je systeem zelf welke bestelling welke behandeling nodig heeft, en hoeft niemand dat achteraf uit te zoeken.
Noem een pdf geen factuur als hij dat voor die klant niet is. Een bestelbevestiging mag een overzicht bevatten; de factuur volgt via het kanaal dat erbij hoort. Dit is tekstwerk, geen ontwikkelwerk, en het scheelt verwarring bij je zakelijke klanten.
Een bestelling die zichzelf als factuur in je pakket zet, met de juiste klantgegevens en het juiste btw-regime, en die van daaruit via Peppol vertrekt. Dat is het punt waarop de verplichting geen kost meer is maar tijdwinst oplevert. Hoe dat er per pakket uitziet, staat op onze pagina's over Billit en Exact Online.
Het is verleidelijk om hier een verkoopverhaal van te maken, dus laten we ook het omgekeerde zeggen. Verkoopt je webshop uitsluitend aan particulieren, dan hoef je aan je bestelproces en je bevestigingsmails niets te veranderen. Er is geen verplichting, en een koppeling bouwen zou geld kosten zonder dat er iets tegenover staat.
Verkoop je een paar keer per jaar aan een bedrijf, dan is die factuur handmatig in je facturatiepakket zetten volstrekt redelijk. Automatiseren wordt pas interessant wanneer het werk terugkeert — als vuistregel: wanneer het je meer tijd kost dan de koppeling zou kosten om te bouwen, gerekend over een jaar of twee.
Wat wél voor iedereen geldt: kunnen ontvangen. Dat is geen project, dat is een instelling in je boekhoudpakket, en het is het eerste dat je vandaag kan afvinken.
De dienstpagina: hoe je facturen conform én automatisch vertrekken. Bekijk de aanpak.
Bestellingen die zichzelf in je boekhouding zetten, zonder overtypen. Lees verder.
Het pakket dat we het vaakst koppelen, en wat daarbij komt kijken. Bekijk de pagina.
De factoren die de prijs bepalen, en wanneer het niet de moeite is. Naar de kostenpagina.
Dezelfde redenering, toegepast op de rest van je administratie. Naar de pillar.
Stuur ons je platform en je facturatiepakket, en hoeveel van je bestellingen zakelijk zijn. We zeggen je wat er ontbreekt en wat je zelf kan oplossen zonder ons — ook als dat neerkomt op "niets doen".
Dat hangt af van aan wie je verkoopt. Verkoop je aan particulieren, dan is een gestructureerde e-factuur niet verplicht en verandert er aan je bestaande bevestigingsmails niets. Verkoop je ook aan Belgische btw-plichtige bedrijven, dan valt die verkoop sinds 1 januari 2026 onder de verplichting en volstaat een pdf per e-mail niet meer. De meeste webshops zitten in de tweede categorie zonder dat ze het beseffen, omdat er af en toe een bedrijf tussen de bestellingen zit.
Een bestand dat door software gelezen kan worden zonder dat er iemand naar hoeft te kijken, doorgaans in het Peppol BIS-formaat. Een pdf is dat niet: die is gemaakt om door een mens gelezen te worden. Ook een pdf met een keurige lay-out, een gescand exemplaar of een factuur in de bijlage van een e-mail telt dus niet mee. Het verschil zit niet in hoe de factuur eruitziet, maar in of het ontvangende boekhoudpakket de bedragen er rechtstreeks uit kan halen.
Ja. Dat is het onderdeel dat het vaakst over het hoofd gezien wordt. Ondernemingen die vrijgesteld zijn van het versturen, bijvoorbeeld onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen of omdat ze uitsluitend handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek, moeten hun leveranciersfacturen wél via Peppol kunnen ontvangen. Vrijgesteld van verzenden betekent dus niet vrijgesteld van het systeem.
Er zijn boetes voorzien voor wie niet over de nodige technische mogelijkheden beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen: 1.500 euro voor een eerste inbreuk, oplopend tot 5.000 euro bij herhaling. Voor de eerste drie maanden van 2026 gold een tolerantieperiode waarin er geen sancties opgelegd werden. Die periode is intussen voorbij. Laat de exacte gevolgen voor jouw situatie altijd bevestigen door je boekhouder.
De verplichting mikt op transacties tussen in België gevestigde btw-plichtigen. Btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België vallen er niet onder, en facturen die je van een buitenlandse leverancier ontvangt hoeven niet gestructureerd te zijn. Voor een webshop die over de grens verkoopt betekent dat: je hebt beide sporen nodig, en je bestelproces moet het onderscheid kunnen maken in plaats van het aan de boekhouding over te laten.
Voor je boekhouding wel, voor je webshop meestal niet. Peppol in je facturatiepakket lost het verzenden op zodra de factuur daar staat. Blijft je webshop bestellingen doorgeven als een pdf of als een e-mail die iemand overtypt, dan blijft dat handwerk bestaan en groeit de kans op fouten mee met je omzet. De koppeling tussen de twee is een apart stuk werk dat losstaat van de keuze van je pakket.
Dat hangt af van drie dingen: op welk platform je webshop draait, welk facturatiepakket je gebruikt en of dat pakket een bruikbare API heeft, en hoeveel van je bestellingen effectief B2B zijn. Een webshop met een handvol zakelijke klanten per maand heeft een lichtere oplossing nodig dan een groothandel die uitsluitend aan bedrijven verkoopt. Vraag altijd een offerte waarin de werkzaamheden uitgeschreven staan.