De meeste offertes voor "AI-automatisering" beginnen bij de tool. Dat is de verkeerde volgorde. Begin bij de regel: is die vast, dan is een koppeling goedkoper en betrouwbaarder. Pas als er geen vaste regel te schrijven valt, heeft AI iets toe te voegen.
Schrijf de regel voor het proces op alsof je hem aan een nieuwe collega uitlegt. "Elke bestelling in de webshop wordt een factuur in de boekhouding" is een regel zonder uitzonderingen — een koppeling. "Kijk naar de mail en beslis of het een klacht, een vraag of een offerteaanvraag is" is geen regel maar een inschatting — dat is AI.
Twijfel je? Tel hoeveel keer je "meestal", "tenzij" of "het hangt ervan af" nodig hebt om de regel volledig te beschrijven. Nul keer: koppeling. Meer dan twee keer: AI. Ertussenin: vaak een koppeling voor het grootste deel, met AI voor de uitzonderingen.
| Koppeling | AI | |
|---|---|---|
| Werkt goed bij | Een vaste, herhaalbare regel | Onvoorspelbare invoer die begrip vergt |
| Betrouwbaarheid | Zeer voorspelbaar, doet elke keer hetzelfde | Meestal goed, met een kleine foutmarge die je moet opvangen |
| Bouwkost | Doorgaans lager | Doorgaans hoger, afhankelijk van complexiteit |
| Wat er gebeurt bij een uitzondering | Faalt of doet niets — voorspelbaar, maar bot | Probeert een inschatting te maken — flexibeler, minder voorspelbaar |
| Typisch voorbeeld | Bestelling → factuur, afspraak → agenda | Mail classificeren, document met wisselende opmaak uitlezen |
De meest voorkomende opzet is een koppeling met AI aan het begin of het einde. Een AI-onderdeel leest een binnenkomende factuur met wisselende opmaak en zet de gegevens om in een vaste structuur; van daaraf neemt een gewone koppeling het over en zet het bedrag correct in de boekhouding. Zie facturen automatiseren voor hoe dat er in de praktijk uitziet.
Bouw daarom eerst de koppeling voor het deel met vaste regels, en voeg pas AI toe voor het stuk waar echt onduidelijkheid in zit. Dat is goedkoper dan alles met AI te bouwen, en betrouwbaarder dan alles met koppelingen te forceren waar dat niet past.
Beschrijf kort het proces dat je wil automatiseren. Je krijgt een eerlijk antwoord over of het een koppeling, AI, of een combinatie van beide vraagt.
Zodra je de regel in één zin kan schrijven zonder "meestal" of "tenzij" te gebruiken: "elke bestelling wordt een factuur", "elke afspraak komt in de agenda". Is de regel dat helder, dan is een koppeling goedkoper, sneller en betrouwbaarder dan AI.
Zodra er geen vaste regel voor te schrijven valt: een pdf die er telkens anders uitziet, een e-mail waarvan je de betekenis moet begrijpen, een tekst die samengevat moet worden. Daar faalt een koppeling omdat ze enkel het exacte patroon herkent waarop ze gebouwd is.
Ja, en dat is vaak de verstandigste volgorde. Bouw eerst de koppeling voor het deel met vaste regels, en voeg pas AI toe voor het stuk waar echt onduidelijkheid in zit. Zo betaal je niet voor AI op een taak die een koppeling net zo goed aankan.
Meestal wel om te bouwen, en soms ook in gebruik. Maar de vergelijking gaat niet op als er geen koppeling mogelijk is: dan is de keuze niet "goedkoop versus duur", maar "AI versus het manueel blijven doen".